Planlegg arrangement i Narvik – veiledning for arrangører

1. Viktige punkter for planlegging

Tidlig planlegging er avgjørende: Start planleggingen i god tid, gjerne 6-12 måneder før store arrangementer. Dette gir rom for å innhente alle nødvendige tillatelser og koordinere med ulike aktører.

Tillatelser og søknadsfrister:

Politiet: Alle arrangementer på offentlig sted skal meldes til politiet. Større arrangementer krever søknad.
- Frist: Minst 2 uker for meldepliktige, 4 uker for søknadspliktige.
- Mer informasjon: Se politiets hjemmeside.
Brannvesenet: Informer brannvesenet minst 4 uker før arrangementer i lokaler/områder som ikke vanligvis brukes til arrangementer.
Helsevesenet: Dersom det er snakk om å samle store folkemengder bør også ambulanse og legevakt informeres.
Skjenkebevilling for alkohol kan ta inntil 60 dager.

Risikovurdering (ROS-analyse):

For store arrangementer, eller arrangementer på steder det normalt ikke arrangeres noe, kreves det en Risiko- og Sårbarhetsanalyse (ROS-analyse).
ROS-analysen identifiserer og vurderer risikoer før, under og etter arrangementet.
Det vil og være hensiktsmessig å lage kart over området som viser både infrastruktur, rømningsveier osv.
ROS-analysen sendes til politi, brann og andre relevante instanser.

Linker med mer informasjon om risikovurdering:

Temaveiledning i risikoanalyse, DSB

DSBs "Veileder for sikkerhet ved store arrangementer"

Norske Kulturarrangører sikkerhet

2. Viktige myndighetskrav

Sikkerhet og beredskap:

Arrangøren har det overordnede ansvaret for sikkerheten, inkludert vakthold.
Sørg for tilstrekkelige rømningsveier og slukkeutstyr.
Ha en beredskapsplan for kritiske situasjoner, inkludert evakuering og førstehjelp.
Sikre fri adkomst for utrykningskjøretøy.
For mer informasjon se DSBs “Veileder for sikkerhet ved store arrangementer” og Norske Kulturarrangørers informasjon om sikkerhet.

Mat- og alkoholservering:

Ved mat og alkoholservering gjelder særskilte regler.

Mat: Hvis du planlegger å selge eller servere mat på arrangement bør du registrere det hos Mattilsynet og følge deres retningslinjer for matsikkerhet. Mer informasjon, tips og huskeregler kan leses på Mattilsynets hjemmeside.
Alkohol: Ved servering og salg av alkohol må det søkes om skjenkebevilling fra kommunen. Det stilles strenge krav til servering av alkohol og det må søkes i god tid. Frist: Kan ta opptil 60 dager. Mer informasjon om skjenkebevilling og søknadsskjema.

Lyd og støy:

Overhold lokale støykriterier og varsle miljørettet helsevern ved arrangementer etter kl. 19.00.
Søk om dispensasjon minst 3 uker før arrangementet hvis lydnivået overskrider grenseverdier eller varer utover tillatte tidspunkter (kl. 22.00 søn-tor, kl. 23.00 fre-lør).
Tilby gratis hørselvern ved forventet høye lydnivåer for publikum. Absolutt grense er 99 dB.
Mer informasjon om arbeid med støy, lyd og musikk i Narvik kommune og Helsedirektoratets “Musikkanlegg og helse – Veileder til arrangører og kommuner”

Trafikk, parkering og transport:

Utarbeid trafikkplan hvis arrangementet påvirker trafikken eller medfører veistenging.
Kontakt Vei og park (kommunal vei), Nordland Fylkeskommune (fylkesvei) eller Statens vegvesen (Europavei) for tillatelser.
Ved behov for stenging av vei kreves egne søknader.
Sørg for tilstrekkelig parkering og vurder kollektivtransport.
Mer informasjon kan leses på Statens vegvesens nettside, Nordland fylkeskommunes nettside og vår side om veg og vegdrift

Nabovarsling:

Informer naboer og berørte parter minst én måned før arrangementet, spesielt ved støy eller redusert fremkommelighet.

Mal for nabovarsel (DOCX, 214 kB).

Spesielle forhold (Pyroteknikk, fyrverkeri og fakkeltog):

Krever tillatelse fra politiet og/eller brannvesenet.

Mer informasjon kan leses på DSBs "Veileder for sikkerhet ved store arrangementer".

3. Valg og utforming av arrangementsområde

Kommunale og private områder:

For arrangementer på kommunale områder må det søkes om dette.
Narvik kommune leier ut enkelte bygg til mindre arrangementer eller overnatting (skoler, barnehager, idrettsanlegg).
For andre områder og eiendommer krever grunneiers tillatelse.

Kontakt:

For leie av kommunale lokaler (skole, idrettsanlegg o.l.) kontakt enhet eiendomsforvaltning.
For Festplassen/Haikjeften kontakt våre servicetorg på 76 91 20 00.
For kommunale park- og veiområder kontakt enhet Veg og Park.

Vurdering av området/lokale:

Gjør en grundig befaring og vurder om området eller bygget er egnet for arrangementet.

Publikumskapasitet og flyt:

Fastsett maksimalt antall personer området kan håndtere, basert på areal, inngangs-/utgangskapasitet og rømningsveier.
Utform området for god publikumsflyt, med tydelige gangveier og strategisk plassering av fokuspunkter (scener, innganger, toaletter).
Mer informasjon kan leses på DSBs "Veileder for sikkerhet ved store arrangementer".

4. Praktiske hensyn

Infrastruktur (strøm, vann, toaletter, avfall):

Strøm: Planlegg strømbehovet nøye. Provisoriske elektriske anlegg krever godkjent installatør.
Vann: Sørg for tilstrekkelig drikkevann og vann for hygiene.
Toaletter: Sørg for tilstrekkelig antall toaletter og gode sanitærforhold.
Avfall: Arrangøren er ansvarlig for all avfallshåndtering og rydding.

Mer informasjon kan leses på DSBs “Veileder for sikkerhet ved store arrangementer” og i Miljøhåndboka.

Organisering og personell:

Rekrutter kompetent personell og sørg for god opplæring.
Sørg for tilstrekkelig vakthold.
Ha sanitet og førstehjelpspersonell tilgjengelig.
Inngå klare avtaler med underleverandører.
Frivillige regnes som arbeidstakere under arbeidsmiljøloven; lag skriftlige avtaler.

Mer informasjon kan leses på DSBs “Veileder for sikkerhet ved store arrangementer”.

Universell utforming/Tilgjengelighet:

Arrangementet skal være tilrettelagt for alle, uavhengig av funksjonsevne.
Dette inkluderer fysisk tilrettelegging (underlag, ramper, brede innganger), tilgjengelig informasjon og tilpassede rømningsmuligheter.
Narvik kommune anbefaler å akseptere Ledsagerbevis. Ledsagerbevis er et hjelpetilbud i kommunene.

Miljøhensyn:

Narvik kommune oppfordrer arrangører til å skape mest mulig bærekraftige arrangementer.
Følg miljøsjekklistene for å redusere arrangementets miljøavtrykk (innkjøp, strøm, transport, mat, avfall).

Mer informasjon kan leses i Miljøhåndboka.

Kommunen har utarbeidet miljøsjekklister for små og større arrangement.

5. Kontaktinformasjon og nyttige lenker

Narvik kommune (generelt): postmottak@narvik.kommune.no 769 12 000
Narvik kommune (Leie av kommunale anlegg): Kathrine McAllister (kathrine.mcallister@narvik.kommune.no, 916 76 230)
Narvik kommune veg- og parkarealer (Veg og Park): veg.park@narvik.kommune.no
Generell veiledning om arrangementer i Narvik: Kulturkonsulent A.K. Schille-Rognmo (arne.schille-rognmo@narvik.kommune.no, 412 07 349)
Brannvesen - Ofoten Brann IKS: post@ofoten-brann.no, 769 13 570
Narvik Havn: firmapost@narvikhavn.no , (+47) 769 50 370
Politiet. Les mer om arrangementer på politiets nettsider
Mattilsynet. Les mer om arrangementer på mattilsynets nettsider
Statens Vegvesen (stenging/påvirkning av trafikk). Les mer om arrangementer på statens vegvesens nettsider
Nordland Fylkeskommune (stenging/påvirkning av trafikk). Les mer om arrangementer på Nordland fylkeskommunes nettsider
Hålogaland Ressursselskap (avfallshåndtering): kundeservice@hrs.no, 769 22 070
Narvik kommunes serviceavdeling (for arrangementer på Festplassen/Haikjeften): 769 12 000
Ambulanseavdelingen ved UNN: ambulanse@unn.no, 776 28 113
Legevakt (Narvik): 116 117/postmottak@narvik.kommune.no